Placement : comment utiliser Mon espace?

Mon espace

Mon espace, c'est quoi?

Mon Espace est un guichet en ligne permettant aux usagers d’introduire, gérer et suivre une grande diversité de démarches administratives par l’intermédiaire de formulaires électroniques intelligents.

Les formulaires de demande d’agrément/d’enregistrement ainsi que les rapports d’activités sont introduits en ligne via la plateforme « Mon Espace ».

L’espace « Entreprise » de « Mon Espace » sera utilisé.

Avant de commencer : première configuration des droits et accès à « Mon espace ».

Avant la première utilisation, des configurations doivent être faites afin de garantir que seules les personnes autorisées à agir dans "Mon Espace" au nom de l’entreprise puissent accéder à son espace professionnel. Cela permet d’assurer un accès sécurisé aux diverses demandes et aux données qu’elles contiennent. Cette configuration initiale ne doit être réalisée qu’une seule fois et sera valable pour tous les autres formulaires/dispositifs proposés par le Service Public de Wallonie via “Mon Espace”.

Pour être fonctionnelle, cette procédure de configuration initiale doit être exécutée correctement et complétement. Elle comprend plusieurs étapes dont les premières doivent être exécutées dans l’application d’identification du service fédéral : CSAM

Les acteurs suivants interviendront selon la séquence ci-dessous :

1) Un des représentants légaux de l’entreprise enregistre/active l’entreprise dans CSAM et désigne un Gestionnaire d’accès principal (GAP).

 

2) Ce GAP, toujours via CSAM, désigne les différents utilisateurs de l’entreprise et leur attribue les rôles qu’ils pourront adopter dans « Mon Espace ».

Voici les différents rôles et actions possibles :

sesam_utilisateurs.png

3) Chaque utilisateur précité encode et valide son adresse courriel professionnelle (à exécuter uniquement lors de la première connexion) dans l’espace professionnel de l’entreprise se trouvant dans "Mon Espace".

Après exécution de ces différentes étapes, la plateforme « Mon Espace » est accessible aux utilisateurs habilités (selon les rôles attribués) au sein de leur entreprise pour la gestion et le suivi des formulaires digitaux de demande de la subvention SESAM.

Remplissage et soumission d'un formulaire digital de demande d’agrément/d’enregistrement ainsi que les rapports d’activités

Dès que son profil est correctement configuré, tout utilisateur en ayant reçu l’autorisation peut accéder à tout moment à « Mon espace »  pour y remplir, signer et soumettre un formulaire de demande et le rapport d’activités.

L’introduction d’un dossier se fait par l’activation du formulaire digital accessible dans l'onglet "formulaires".

L’accès se fait de façon sécurisée 

  • Soit avec sa carte d'identité électronique, un lecteur de carte et son code PIN. 
  • Soit avec un code de sécurité unique envoyé par SMS ou par email.
  • Soit avec l’application "Itsme".

Le formulaire digital utilise des fonctionnalités de pré-remplissage qui aideront à son utilisation. La philosophie, basée sur le principe de confiance, est que l’administration ne demande que les informations indispensables au traitement du dossier qui ne sont pas (encore) disponibles via les sources authentiques.

De même, le formulaire digital aide l’utilisateur à déterminer les annexes devant obligatoirement être jointes à la demande/au rapport. Celles-ci seront toujours chargées sous la forme d’un fichier au format PDF.

Suivi de l'avancement du traitement d’une demande d’agrément/d’enregistrement ou du rapport d’activités introduit via un formulaire digital

Une fois sa demande d’agrément/d’enregistrement ou son rapport d’activités  introduit via « Mon Espace » l’usager peut à tout moment suivre l’avancement du traitement de celle-ci par l’administration.

Il accédera à « Mon Espace » de la même façon que pour le remplissage et la soumission du formulaire de demande initial.

  • Soit avec sa carte d’identité électronique, un lecteur de carte et son code PIN.
  • Soit avec un code de sécurité unique envoyé par SMS ou par email.
  • Soit avec l’application "Itsme".

Via l’onglet « Mes dossiers » dans le menu de gauche, il pourra consulter le statut de chacun de ses dossiers.

Statut

Signification

Remarque

Action requise

En cours

Le remplissage du formulaire est en cours mais celui-ci n’est pas encore complet. NON ENVOYE Terminer le remplissage

Complet

Le formulaire est complet mais n’a pas encore été soumis (càd envoyé) NON ENVOYE Soumettre

Soumis

Le formulaire a été soumis/envoyé à l’administration. Visible par l'administration /

Réceptionné

L’administration a bien réceptionné le formulaire de demande. Visible par l'administration /

En traitement

La demande est en cours de traitement au sein de l'administration.  Visible par l'administration Archiver si nécessaire

Clôturé

La décision concernant la demande a été prise et le courrier (postal ou électronique) l’officialisant a été envoyé. Visible par l'administration  

En parallèle, la plateforme « Mon espace » enverra automatiquement un courriel d’information à chaque changement de statut du dossier : Soumission / Réception / Traitement / Clôture.