Sesam : introduire une demande

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Les formulaires électroniques de demande d'aide Sesam doivent être introduits via la plateforme « Mon espace ».

 

"Mon Espace", c'est quoi?

Mon Espace est un guichet en ligne permettant aux usagers d’introduire, gérer et suivre une grande diversité de démarches administratives par l’intermédiaire de formulaires électroniques intelligents.

Les formulaires de demande d'incitant financier Sesam sont introduits en ligne via la plateforme « Mon Espace ».

Le dispositif SESAM étant une subvention à destination exclusive des entreprises, l’espace « Entreprise » de « Mon Espace » sera utilisé.

Avant de commencer : première configuration des droits et accès à « Mon espace ».

Avant la première utilisation, des configurations doivent être faites afin de garantir que seules les personnes autorisées à agir dans "Mon Espace" au nom de l’entreprise puissent accéder à son espace professionnel. Cela permet d’assurer un accès sécurisé aux diverses demandes et aux données qu’elles contiennent. Cette configuration initiale ne doit être réalisée qu’une seule fois et sera valable pour tous les autres formulaires/dispositifs proposés par le Service Public de Wallonie via “Mon Espace”.

Pour être fonctionnelle, cette procédure de configuration initiale doit être exécutée correctement et complétement. Elle comprend plusieurs étapes dont les premières doivent être exécutées dans l’application d’identification du service fédéral : CSAM

Les acteurs suivants interviendront selon la séquence ci-dessous :

1) Un des représentants légaux de l’entreprise enregistre/active l’entreprise dans CSAM et désigne un Gestionnaire d’accès principal (GAP).

 

2) Ce GAP, toujours via CSAM, désigne les différents utilisateurs de l’entreprise et leur attribue les rôles qu’ils pourront adopter dans « Mon Espace ».

Voici les différents rôles et actions possibles :

sesam_utilisateurs.png

3) Chaque utilisateur précité encode et valide son adresse courriel professionnelle (à exécuter uniquement lors de la première connexion) dans l’espace professionnel de l’entreprise se trouvant dans "Mon Espace".

Après exécution de ces différentes étapes, la plateforme « Mon Espace » est accessible aux utilisateurs habilités (selon les rôles attribués) au sein de leur entreprise pour la gestion et le suivi des formulaires digitaux de demande de la subvention SESAM.

 

 

Remplissage et soumission d'un formulaire digital de demande de subvention SESAM

Dès que son profil est correctement configuré, tout utilisateur en ayant reçu l’autorisation peut accéder à tout moment à « Mon espace »  pour y remplir, signer et soumettre un formulaire de demande SESAM.

L’introduction de toute nouvelle demande de subvention se fait par l’activation du formulaire digital accessible via le lien direct suivant : SESAM - Introduction ou modification d'une demande de subside (aussi disponible dans la colonne de la présente page sous la rubrique “FORMULAIRES”).

L’accès se fait de façon sécurisée 

  • Soit avec sa carte d'identité électronique, un lecteur de carte et son code PIN. 
  • Soit avec un code de sécurité unique envoyé par SMS ou par email.
  • Soit avec l’application "Itsme".

Le formulaire digital utilise des fonctionnalités de pré-remplissage qui aideront à son utilisation. La philosophie, basée sur le principe de confiance, est que l’administration ne demande que les informations indispensables au traitement du dossier qui ne sont pas (encore) disponibles via les sources authentiques.

De même le formulaire digital aide l’utilisateur à déterminer les annexes devant obligatoirement être jointes à la demande de subvention. Celles-ci seront toujours chargées sous la forme d’un fichier au format PDF.

Concrètement,

  1. Si l’entreprise qui souhaite bénéficier de la subvention SESAM est du type « personne morale », le résultat du test « Êtes-vous une PME »  DOIT toujours être annexé au formulaire de demande.
    Les entreprises du type « personne physique » ne doivent donc plus joindre ce document au formulaire de demande.
  2. Si la demande de subvention est introduite par un mandataire, une « Attestation de mandat » DOIT toujours être annexée au formulaire de demande. 
  3. Si la demande de subvention concerne une demande de transfert/récupération d’une subvention déjà octroyée à une autre entreprise, une « Attestation de transfert » DOIT toujours être annexée au formulaire de demande.

Suivi de l'avancement du traitement d’une demande de subvention SESAM introduite via un formulaire digital

Une fois sa demande de subvention SESAM introduite via « Mon Espace » l’usager peut à tout moment suivre l’avancement du traitement de celle-ci par l’administration.

Il accédera à « Mon Espace » de la même façon que pour le remplissage et la soumission du formulaire de demande initial.

  • Soit avec sa carte d’identité électronique, un lecteur de carte et son code PIN.
  • Soit avec un code de sécurité unique envoyé par SMS ou par email.
  • Soit avec l’application "Itsme".

Via l’onglet « Mes dossiers » dans le menu de gauche, il pourra consulter le statut de chacun de ses dossiers.

STATUT SIGNIFICATION REMARQUE ACTION REQUISE
En cours Le remplissage du formulaire est en cours mais celui-ci n’est pas encore complet NON ENVOYE Terminer le remplissage
Complet Le formulaire est complet mais n’a pas encore été soumis (càd envoyé) NON ENVOYE Soumettre
Soumis Le formulaire a été soumis/envoyé à l’administration Visible par l'administration /
Réceptionné L’administration a bien réceptionné le formulaire de demande Visible par l'administration /
En traitement La demande est en cours de traitement au sein de l’Administration Visible par l'administration Archiver si nécessaire
Clôturé La décision concernant la demande a été prise et le courrier (postal ou électronique) l’officialisant a été envoyé. Visible par l'administration  

 

En parallèle, la plateforme « Mon espace » enverra automatiquement un courriel d’information à chaque changement de statut du dossier : Soumission / Réception / Traitement / Clôture.

Besoin d'aide?

A titre exceptionnel, l’entreprise peut introduire sa demande sous format papier en utilisant exclusivement le formulaire vierge prévu à cet effet. Valablement remplie et signée par l’employeur et complétée de toutes les annexes requises, la demande est alors transmise à l’administration par tout envoi ayant date certaine.